Generelt

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Vejle Friskole behandler personoplysninger i forbindelse med besøg på vores hjemmeside samt i relation til elever, forældre og medarbejdere.

Skolens generelle retningslinjer for brug af IT fremgår af skolens IT-politik.

Dataansvarlig

Vejle Friskole er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger. Du kan kontakte os via:

  • Skoleleder: Har det overordnede ansvar og kontakt til bestyrelsen og Datatilsynet.
  • Sekretær: Varetager den daglige drift af GDPR-opgaver (fortegnelser, politikker, databehandleraftaler).
  • IT-vejledere: Bidrager med teknisk sparring og implementering af sikkerhedsforanstaltninger.
Kontaktoplysninger

Vejle Friskole
HORSENSVEJ 41E, 7100 VEJLE
CVR: 39964619
Telefon: 75 82 03 45
E-mail: vejlefriskole@vejlefriskole.dk

Hvis du har spørgsmål om behandlingen af dine oplysninger, kan du kontakte os via ovenstående oplysninger.

Indsamling af oplysninger

  • Vi indsamler personoplysninger via formularer, e-mails og cookies. Cookies anvendes til statistik, funktionalitet og visning af indlejret indhold. Du kan læse mere i vores Cookiepolitik.
  • For at sikre overholdelse af gældende regler for folkeskolens prøver og forhindre uautoriseret brug af AI-tjenester, logger Vejle Friskole internettrafik under prøver og blokerer adgangen til AI-platforme (fx ChatGPT, Copilot). Denne behandling sker udelukkende i forbindelse med prøver og med henblik på at opfylde lovkrav og sikre prøvernes integritet. Du kan læse mere i vores AI-politik.

Formål med behandling

Vi behandler personoplysninger for at kunne opfylde vores forpligtelser som skole, herunder:

  • Administration af elevindskrivning og skolegang.
  • Kommunikation med forældre og værger.
  • Opfyldelse af lovkrav over for Undervisningsministeriet og offentlige myndigheder.
  • Ansøgning om tilskud og kontrol af elevregistrering.
  • Sikre prøvers integritet baseret på skolens retlige forpligtelse jf. eksamensbekendtgørelsen og GDPR.

Typer af oplysninger

Vi indsamler og behandler følgende oplysninger:

Om elever:

  • Navn, adresse, CPR-nummer, kontaktoplysninger, sygedage og andre nødvendige oplysninger.

Om forældremyndighedsindehavere:

  • Navn, adresse, CPR-nummer, telefonnumre, e-mailadresse.

Om internettrafik (under prøver):

  • IP-adresse, enhedstype, tidspunkt, domænenavn og blokerede forespørgsler.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker på følgende grundlag:

  • Retlig forpligtelse (GDPR art. 6, stk. 1, litra c) – fx indberetning til Undervisningsministeriet.
  • Legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) – fx kommunikation med forældre.
  • Samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a) – fx ved brug af billeder til sociale medier (indhentes særskilt).

Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver oplysninger til:

  • Undervisningsministeriet og offentlige myndigheder, når det er lovpligtigt.
  • IT-leverandører (databehandlere), som vi har indgået databehandleraftaler med.

Vi overfører ikke oplysninger til tredjelande uden for EU/EØS, medmindre der er gyldige overførselsgrundlag (fx EU’s standardkontraktbestemmelser).

Databehandlere

Vi anvender eksterne databehandlere til drift og administration af skolens digitale tjenester. Dette omfatter bl.a.:

  • Microsoft Education (OneDrive, Teams, Office 365): til lagring og samarbejde.
  • Mosyle Manager (Mobile Device Management): til administration af skolens iPads.
  • SkoleIntra: til intern kommunikation og håndtering af elevdata.
  • KOMiT: til elektronisk behandling af elev -og personaledata.

Alle databehandlere behandler personoplysninger på skolens vegne og i henhold til indgåede databehandleraftaler.

Opbevaring

Vi opbevarer oplysninger fortroligt og så længe det er nødvendigt for formålet:

  • Digitale konti og filer (Microsoft Education): Slettet senest 1 måned efter elevens udmeldelse.
  • SkoleIntra-adgang: Fjernes samtidig med udmeldelse.
  • Mosyle Manager (MDM): Elevens data fjernes, når de begynder i 5. klasse og overgår til computer.
  • Logdata: Opbevares indtil den relevante eksamen er afsluttet og eventuelle kontrolforløb, højst 6 måneder efter eksamen, og slettes automatisk bagefter.
  • Indmeldelsesoplysninger: Opbevares 5 år efter skolegangen er afsluttet, medmindre lovgivning kræver længere opbevaring.

Automatiserede afgørelser

Vi foretager ikke automatiserede afgørelser eller profilering.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

  • Ret til indsigt i dine oplysninger.
  • Ret til rettelse af urigtige oplysninger.
  • Ret til sletning (med visse undtagelser).
  • Ret til begrænsning af behandling.
  • Ret til dataportabilitet.
  • Ret til at klage til Datatilsynet.

Kontakt Datatilsynet:
www.datatilsynet.dk
Telefon: +45 33 19 32 00